Контрольный список перемещения офиса: что нужно учитывать при переезде в офис

Переезд офиса может оказать преобразующее влияние на бизнес. Предоставляет ли вам пространство для роста, больше пространства для создания или больший контроль над вашей средой, новое пространство — это захватывающая вещь — как только вы преодолеете сам переезд.

Любой офисный переезд является крупным проектом и требует тщательного планирования. Это может показаться пугающим, особенно если у вас никогда не было движения, но не беспокойтесь. Как и любой процесс, его можно разбить на ряд простых задач.

Мы расскажем вам обо всем, что вам нужно учесть при переезде, и подготовим для вас мобильный контрольный список для переезда в офис, чтобы сделать ваш переезд гладким и счастливым

Планирование
Планирование — ваш лучший друг, поэтому разумно используйте документы, таблицы и контрольные списки для офисных переездов. Включите все задачи, которые необходимо выполнить, независимо от того, насколько они малы, а также шаги, которые нужно выполнить для них и людей, ответственных за каждую из них.

Таким образом, ваши задачи компилируются в более управляемые куски размером с кусочек. Используйте ваши документы планирования в качестве дорожной карты для перемещения — и используйте его.

Синхронизация
Тщательно спланируйте время вашего переезда. Вы можете не иметь большой гибкости для времени года для вашего бизнеса. Помните, что ваш бизнес перестал функционировать в процессе переезда.

Иметь крайний срок
Наличие установленного срока или набора сроков поможет вам сделать все более эффективно. С учетом крайнего срока вы не можете позволить себе роскошь откладывать или откладывать вещи до следующего дня. Это мотивирует, чтобы у всех был рабочий день.

Впереди ход
Измеряйте — за четыре-шесть недель до переезда, идите и измерьте свое новое пространство.

Мебель — определите, нужно ли вам заказывать мебель для вашего нового пространства, и делайте это. Многие коворкинги и обслуживаемые офисы предоставляют всю необходимую мебель;

Инвентарь — Составьте список всего, что вам нужно купить.

Безопасность — по крайней мере за месяц до вашего переезда, свяжитесь с вашим новым менеджером здания. Если вам нужно найти собственную охранную компанию, сейчас самое время пересмотреть новый офис. Многие охранные компании нуждаются в уведомлении за месяц, поэтому сделайте это как можно раньше.

Основные средства — посмотрите, какие именно услуги покрываются вашим новым офисным контрактом. Если это обслуживаемый офис или помещение для совместной работы, это может быть покрыто вашей арендой. Телефоны, телефонные линии, информационные технологии, страхование, бизнес, электроника и кабели все разобрались. Поговорите с вашими нынешними поставщиками за их поддержку во время переезда.

Сообщите поставщикам — вы получили расходные материалы (фрукты, газеты, вода, молоко и т. Д.) И свяжитесь с ними по крайней мере за три недели, чтобы сообщить, что вы переезжаете. Не забудьте сообщить об этом и вашей клининговой компании. Сейчас хорошее время для исследования вашего нового офисного помещения.

Канцелярские товары — получайте котировки от поставщиков канцелярских товаров на все, что вам нужно, с вашим обновленным адресом.

Изменение адреса и номера телефона — измените адрес и номер телефона на номер, который вы уже получили.

Настройка — примерно за две недели до вашего въезда вы хотите, чтобы все компоненты были на месте, чтобы ваш офис был готов для вашего персонала. Необходимо установить широкополосную связь и телефоны, а также кухню (если кухня еще не установлена), мебель и любые шкафы и места для хранения. Подключите ИТ-отдел для настройки всех компьютеров и серверов.

Окончательная уборка — если хозяин этого требует.

Вовлеките свои заинтересованные стороны

В некоторых случаях с участием ваших сотрудников действует закон. В Положении об информации и консультировании работников 2004 года говорится, что любые изменения должны обсуждаться. Поэтому профсоюзы должны быть вовлечены как можно скорее. Убедитесь, что у вас есть все, что вам нужно, в том числе профсоюзы, регулирующие органы, материнские компании, члены совета директоров и руководители департаментов, а также персонал.

Ключ должен предвидеть любые вероятные проблемы. Укажите своим сотрудникам четкие причины для переезда, объясните, как они получат выгоду и чего вы хотите достичь.

Персонал всегда хочет быть в преддверии большого дня. Вполне возможно, что персонал, который нуждается во внимании, захочет внести изменения в рассадку или стоимость проезда, где они будут находиться в новом здании.

Вовлеките членов своей команды

Если они чувствуют себя забытыми или исключенными. Отличный способ собраться вместе во внутренней команде перемещения офиса. Эта команда может проводить регулярные встречи и держать вас в курсе любых проблем. Сообщите им, насколько полезен их ценный вклад.

После переезда
Это действительно важная вещь, которую нужно учитывать при переезде в офис, но ее часто упускают из виду — как вы к этому относитесь? Попросите обратную связь, чтобы помочь сохранить боевой дух и импульс. Отзывы помогут вам закрепить положительные моменты переезда в офис и выявить любые проблемы, которые могли возникнуть.