Обслуживаемые и управляемые офисы: в чем разница?

У наших экспертов-консультантов в Realty CP часто спрашивают, в чем разница между обслуживаемым и управляемым офисом. Из-за совпадения функций, которые на первый взгляд кажутся довольно схожими, существует некоторая понятная путаница в отношении того, что отличает эти две схемы. Чтобы помочь владельцам бизнеса и менеджерам, которые рассматривают любой из этих вариантов, мы составили удобное руководство, в котором четко обозначены преимущества и недостатки обоих.

Каковы основные различия между обслуживаемыми и управляемыми офисами?

Обслуживаемые офисы, как и с обслуживаемые апартаменты, это рабочее место , которое может быть арендованы на гибкой, краткосрочной основе и предлагает встроенные средства , такие как клерикальной поддержка, прием сотрудников и Wi – Fi. Арендатор оплачивает полную стоимость за стол каждый месяц и обычно подписывается на срок 1-12 месяцев. Офисное помещение оборудовано и разработано в соответствии со спецификацией поставщика, что позволяет арендатору просто прийти и начать работать.

Управляемый офис похож на обслуживаемый офис, в том , что обеих обеспечивает гибкое пространство, которое работает на отдельную партию. Однако ключевое отличие этого типа офиса заключается в том, что управляемый офис требует большей отдачи от арендатора, а само пространство представляет собой пустой холст, который необходимо заполнить. Арендатор должен определить свои точные требования, от количества столов, стульев и комнат для собраний до отделки пола, чтобы поставщик мог доставить именно то, что нужно – эффективно превращая  управляемый офис в специально созданное рабочее пространство. Арендатор, как правило, обязан брать на себя обязательства в течение 12 месяцев, а не платить за стол, а арендатор платит за количество места, которое они занимают.

Преимущества и недостатки обслуживаемого офисного помещения

Продолжительность контракта для обслуживаемого офиса может варьироваться от одного месяца до 3 лет, что делает этот стиль организации особенно подходящим для стартапов и малых предприятий, которые ценят гибкость и хотят минимизировать авансовые капитальные затраты, такие как мебель и перегородки.

Ключевые преимущества

• Простота настройки  – решения в стиле «офис как услуга» предоставляют готовые помещения, где вы можете просто включиться, подключить свое ИТ-оборудование и начать работать.
• Большая гибкость – более короткие контракты предлагают гораздо большую степень гибкости для молодых компаний с изменяющимися прогнозами роста.
• Все включено – современные провайдеры предлагают целый ряд привлекательных, все включено функций, таких как: зоны отдыха, бесплатный чай, кофе и WiFi, конференц-залы и места для общения.
• Среды для совместной работы – разделенное обслуживаемое офисное пространство часто может предоставить малым предприятиям повышенный уровень сетевых возможностей и стимулировать совместную работу.
• Упрощенный учет. Контракт «все включено» означает только один счет-фактуру, который можно оплачивать ежемесячно для большего контроля над движением денежных средств (в отличие от обычных договоров аренды, которые оплачиваются ежеквартально).
• Низкие затраты на настройку – обслуживаемые решения освобождают арендаторов от значительных первоначальных капитальных затрат, связанных с обычной арендой.
• Отсутствие ответственности за разрушения – арендодатели не могут искать неопределенные финансовые расчеты за ущерб, нанесенный зданию, в конце срока действия договора.

Ключевые недостатки

• Ограниченные возможности брендинга – кроме, возможно, съемных клеящих версий логотипа вашей компании на дверях или окнах; в противном случае обслуживаемое пространство будет очень ограничено с точки зрения настройки. Это позволяет хосту быстро перемещать пространство после его освобождения. 
• Более высокая стоимость за квадратный фут. Если для вас все предусмотрено, включая доступ к общим конференц-залам и другим льготам, вы можете заплатить дополнительную плату за использование этих услуг и услуг по системе «все включено».
• Дополнительные функции могут быть дорогими. Если вам требуются дополнительные элементы, такие как выделенная комната для совещаний, предназначенная только для вашего бизнеса, вам, возможно, придется заплатить гораздо более высокую цену по сравнению с той, которую вы могли бы заплатить за счет встроенной зоны для совещаний.

Преимущества и недостатки управляемого офисного пространства

Средняя продолжительность контракта для управляемого офиса, как правило, составляет 1-3 года, что делает этот вариант более подходящим для масштабных предприятий и МСП. Отличительным преимуществом управляемого контракта является гибкость, которую он предлагает для маркировки и настройки рабочего пространства.

Ключевые преимущества

• Индивидуальная настройка – В отличие от обслуживаемого помещения, управляемые офисы могут быть полностью брендированы и настроены с точки зрения дизайна интерьера, мебели и художественного оформления стен.
• Построен на заказ и просторен – Управляемый офис обычно сдается на квадратный фут, а не по количеству столов в помещении. Следовательно, вы платите за количество места, которое вы занимаете, а не за количество рабочих мест, которые вы занимаете.
• Simpler учет – Как с обслуживаемым устройством, управляемый офис представляет перк одного все включены счета – фактуру каждый месяц – предлагая меньшие фирмы большего контроль над их денежным потоком.
• Гибкие депозиты и более низкие затраты на установку – Поиск краткосрочной или долгосрочной обычной аренды может потребовать очень больших денежных потоков, учитывая, что некоторые арендодатели запрашивают сумму, эквивалентную 12-месячной арендной плате за депозит, помимо требуемых капитальных затрат обустроить офис. Организация управляемого офиса гораздо более гибкая, так как поставщик оплачивает отделку и депозиты варьируются в пределах 2-3 месяцев аренды.
• Удобный для клиента – управляемое пространство, возможно, лучше для обслуживания потребностей ваших клиентов, поскольку зоны обсуждения и комнаты для совещаний внутри подразделения предназначены только для вашего использования, а не для совместного использования с другими предприятиями, как это часто бывает в случае с обслуживаемым стилем
• Никаких сборов – Обычные договоры аренды требуют, чтобы арендатор оплачивал гонорары адвокатов, агентские сборы и гербовый сбор. Поскольку управляемое пространство контролируется непосредственно хостом, эти сборы не распространяются на этот тип соглашения.

Ключевые недостатки

• Более дорогой (чем аренда) – Как и все хорошие вещи, арендатор платит премию за гибкость, управление офисом и индивидуальный характер отделки.
• Более интенсивное время – в отличие от схемы обслуживаемых стилей, где вы можете просто включить и начать работать, транзакция управляемого офиса требует от арендатора достаточного времени для оснащения офиса.

Итак, какой тип договоренности подходит для вашего бизнеса?

Надеемся, что к настоящему времени мы устранили любую путаницу, которая могла возникнуть у вас в понимании различий между обслуживаемым и управляемым офисным пространством. Как общее руководство, обслуживаемое лицензионное соглашение, скорее всего, больше всего подходит для молодых компаний с высокими прогнозами роста, поскольку гибкость обеспечивает большую простоту расширения. Управляемый офис, скорее всего, подойдет для более устоявшегося, малого и среднего бизнеса, ищущего более долгосрочную договоренность, которая может быть полностью настроена и маркирована для удовлетворения строгих требований.

Все еще не уверены на 100%, какой тип офиса подходит для вашего бизнеса? Взгляните на нашу удобную блок-схему , а затем ответьте на простые вопросы, чтобы выяснить, какое расположение подходит именно вам.